喋るのは得意だけど、文章を書くのが苦手……
そんな人は多いですよね。
口下手な筆者は逆に「滞りなく話ができる人ってスゴイ」と尊敬しています。
隣の芝生は青いというやつです。
話が逸れました。文章が苦手な人にとって、メールは結構ハードルが高いものです。
今回は、
・実はもっとラクに考えてもいいのでは？
という内容をお伝えします。
筆者の独断と偏見ですが「自分から少しメールの型を壊して歩み寄ると、相手も少しずつ歩み寄ってくれる」気がしているんです。
あなたもぜひ、試してみてください。
「メールを書くのが難しい」理由は難しい言葉を使おうとするから
「メールって書くのが難しい」と、筆者の夫がよく頭を抱えています。
その理由を聞いてみても「とにかく書けない」との返答。
「メールを送信する前に確認して」と言われて文章を見てみると、とある事に気づきました。
「こんな言葉遣い、普段しないでしょ！」と。
ビジネスメールがゆえに、あまりにもかしこまりすぎて、おかしなことになっているのです。
・ご教授
・ご教示
上記の使い分け、わかりますか？
筆者にも「ご教授」と「ご教示」の違いは、正直よくわかりません。なぜなら、普段使わない言葉だからです。
結婚式で聞く「ご指導ご鞭撻のほど……」という言葉くらい、日常生活では使いませんよね。
メールでも同じ。特別な言葉を使わなくても、意味が伝わればOKです。
拝受・ご教示…無理な敬語は使わなくてOK
ビジネスの相手だからといって、難しい言葉を無理して使う必要はありません。
ご教授＝教えていただけると嬉しいです
ご教示＝教えていただけると嬉しいです
これでOK。
メールで大切なのは「やたら丁寧に書くこと」ではなく、「相手に意図を伝えること」だからです。
「お世話になっております」もいらない
個人的には「お世話になっております」も、いらないと思います。
初めての相手や、距離感のつかめない相手なら話は変わってくるでしょう。
しかし、何度かやりとりしたことのある相手の場合は、自分から少し砕けていいと思うんです。
「お世話になっております」より「おはようございます」「こんにちは！」の方が明るくて気持ちよい印象を受けます（個人的意見ですが）
礼儀より「正確に伝える」「相手の負担を減らす」が大切
ビジネスメールの書き方を必死に調べたり、失礼にならないように細心の注意を払うよりも
・どれだけ相手を思いやり、先回りしてやり取りの負担を減らすか
を考えた方が、業務の上では効率的です。
この辺の話は、こちらの記事でも触れています↓
ガチガチのマナー警察以外、メールの内容がおかしなものでなければ文句を言う人は少数派でしょう。
まとめ
メールだから・ビジネスだからとかしこまり、緊張してしまうのはもったいない。
大事なのは「内容を伝えること」「相手の負担を減らすこと」です。
さらに加えると「相手の気持ちになって考えること」でしょうか。
この文章を読んだらどんな解釈をするか？
その気持を考えられると、難しい言葉を使わなくても「失礼なメール」にはなりません。
「ご教示・ご教授どっちかな？」と心配するよりも、内容がしっかり伝わる方法や、相手が返信しやすい方法を考えることに時間を使いましょう。
大丈夫です。相手を気遣う気持ちは文章ににじみ出ますよ。
メールについてはこちらもどうぞ↓
ここまで読んでくれたあなた、好きです！ありがとうございました。
