イベントレポート執筆が苦手すぎるので「テンプレート」作りました

イベントレポートが苦手です。

この記事は、筆者がイベントレポートを書くときに少しでもラクになるようにと作りました。

イベントレポートを書く広報の方、Web担当者さん、ライターさん、ブロガーさんなどに役立ったら嬉しいです。

 

【最初に決めることテンプレート】

記事の読者
記事の目的
どう思われたいか

 

【記事の構成テンプレート】

タイトル
導入文
イベント情報 イベント名
開催日時
開催場所
登壇者
対象者
主催者
目的
イベント内容
参加者の声
まとめ

イベント前の準備

イベントが開催される前までに、クリアにしておくのは「記事の目的とゴール」「どこまでOKか」のふたつです。

記事の目的を明確にする

イベント取材をする前までに必ず明確にしておくのは「記事の目的」です。どの媒体に書くのか、なぜそこで書くのか、その記事でどう思われたいのか、考えてみんましょう。

サイト(ブログ)全体の方向を明確にする

まずはブログやサイト全体の「誰に何を伝えるか」を明確にします。その後、今回のイベントレポートでは特に「誰に何を伝えどう思われたいか」を考えましょう。

誰に伝えるか

記事を読むのは誰ですか?誰が読むかで、文章の書き方やポイントが変わります。「誰」を明確にすると、その人の何を解決するかが導き出され、記事の目的につながります。

記事の目的で記事内容が決まる

  • 目的:内容の共有
    →主に内容の詳細を書く記事になります。その場にいなかった人にも、どんな内容だったかが把握できるように工夫しましょう。
  • 目的:イベントを開催した事実を知らせる
    →イベントの全容がわかるように、全体が見渡せるような記事を作成します。
  • 目的:盛り上がりを伝える
    →現場の雰囲気や参加者の感想など臨場感を出して伝える
memo✍
イベント開催の趣旨と記事を伝える目的が合致するとは限らないので注意しましょう。

どう思われたいか

記事を読んだ人にどう思われたいのか、どんな行動をとってほしいのか、どう感じてほしいかを意識してみましょう。

  • 勉強になった=親切な会社→好感度がアップ
  • おもしろいな=企画するのスゴイ→会社に興味を持ってもらう
  • 有名講師を呼んでスゴイ=専門性がある、本気度が見える→信頼感アップ
  • 盛り上がってる=勢いがある会社→なにかやってくれそう、目が離せない

などなど、どう思われたいか、どう感じてほしいのかによっても書き方が変わります。

「どこまでOKか」をクリアにする

イベント開始前までに、必ず確認してください。

内容をどこまで書いて良いのか

イベントの内容によっては、一部が公開NGのものがあります。登壇者や司会者が「ここは書かないで」と言ってくれればわかりやすいですが、そうでない場合もあります。

事前に主催者へ「イベント内容で掲載不可の部分はありますか?」と確認しましょう。よくわからない場合は、終了後や後日の確認でもOKです。掲載前に必ずクリアにする必要があります。

撮影OKの範囲(人物・スライド・資料など)

「肖像権」を知っていますか?人を勝手に撮影・公表すると肖像権の侵害になる場合があります。トラブルを引き起こさないためにも、ここはシビアにしっかりと確認してください。

とくに参加者については事前確認が重要。あなたが運営者側の立場なら、事前に参加者には撮影許可をとりましょう。NGの人がいる場合は、後からモザイク処理する、映らないよう後方や端に移動してもらう、目印をつけてもらうなど、何かしらの対策を行います。

あなたが一般参加者の場合は、撮影前に一人ずつ確認してください。

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心配な場合は写真や内容含め、公開前に主催者に確認するのがよいでしょう。「参加者さん自由にレポートしてください!」という場合は確認不要です。
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スライドは掲載NGの場合が多くあります。資料やスライドの掲載可否も必ず確認しましょう。

イベントレポート作成のポイント8つ

前準備と取材が終わったら、記事の作成。迷わず作成するためのポイントをまとめてみました。

ベントレポートに必要な構成要素

イベントレポートの構成要素は下記の通りです。
・タイトル
・導入文
・イベント情報
・イベント内容
・写真
・まとめ

「誰目線」で記事を書くか決める

まず、誰目線で書くか(書き手は誰か)を決めましょう。これがごっちゃになると、読みにくい記事になってしまいます。

  • 主催者目線……イベント開催側として書きます。企画意図や狙い、企業の想い、なぜそうしたか?などを盛り込みやすい。主催者自体に興味を持った人がくるイベント、採用関連、製品絡みのイベントやファンイベントなど。
  • 登壇者目線……スピーカーとして書きます。「〜と言いました」「〜だそうです」などの伝聞調にならないので、内容自体が頭に入りやすい。イベントに主役がいる場合。「○○氏が語る●●について」など、内容そのものがコンテンツになる記事におすすめです。

  • 参加者目線……一般参加者として書きます。そのときどう感じたか、どんな変化があったかなどを書きやすいです。話を聞くだけでなく、参加者が行動するタイプのイベントに向いています。
  • 第三者目線……取材者として書きます。全体の様子を俯瞰して客観的に伝えられるのが特徴です。イベントの全体像を伝えたいときに適しています。
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実際に書いてみると、これらの目線を混ぜたほうがいい場合もあります。混ざった場合でも「今はこの人目線だな」というのが瞬時にわかればOKです。

「タイトル」はイベント名+αで興味を引く

記事タイトルで大切なのは、伝えたい人に興味をもってもらうこと。それはイベントレポートでも同じです。

内容がひと目でわかる「イベント名」をいれる

イベントレポート記事のタイトルとしてよく使われるのが「イベント名」をいれること。「」でくくったり、│の後にイベント名を入れたりするのが一般的です。

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イベント名、長すぎ問題があります。よくあります。必ずしもタイトルに「イベント名を入れなければならない決まり」はありません。ちょっと省略したり、意訳してタイトルにするのもアリです。

ネームバリューがあるものを目立たせる

登壇者が著名人や大企業などの場合、ビッグネームを使わない手はありません。目立つようにアピールしましょう。

イベントの目的から考える

イベント前に明確化した「誰に何を伝えたいか」を思い出してください。届けたい人へ響く言葉を選びましょう。タイトル付けはこちらの記事(すみません準備中)も参考にしてください。

memo✍
筆者は、タイトルを最後に付ける派です。最初にちょっと考えて、メモって、途中でまた思いついたらメモって、記事が完成した後に悩んで付けます。

ちなみにクライント案件の場合には3案くらい提出し、選んでもらうのがおすすめです。迷ったときには「●●なので××だと思うのですが、どうでしょうか?」「この●●がちょっと長すぎる気がしますがどうでしょう?」など意見を聞いてみましょう。

「導入文」は大切!

新聞記事のように「いつ・どこで・誰が・何をした」方式で導入文を作るケースもありますが、Webで発信する記事の場合は最初にフックが欲しいですね。

導入文の書き方のポイント

導入文で「これは読みたい」と思ってもらうために、筆者がいつも心がけていることを挙げてみます。

「わかる」と共感してもらう
「これは自分のことだ!」と思ってもらう
長くなりすぎないようにする(導入文にはイベント概要が入るため)

しつこくないけど興味をそそられる、そんな文章を目指しています。(が、現実は厳しい……)

イベント概要(基本情報)

冒頭の文章で引きつけた後は、下記のイベント情報を必ず入れましょう。

  • 開催日時
  • 開催場所
  • 登壇者
  • 対象者
  • 主催者
  • 目的
  • イベント概要
  • イベント名
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イベント名や登壇者名などの固有名詞は間違えないよう、なるべく資料や参考URLからコピーすることをおすすめします。

内容は「時系列」で記載する

基本的にイベント内容は時系列にしましょう。イベントの進行は、参加者にわかりやすいように練られた構成になっています。

レポート記事も、イベントを追体験するような時系列がベター。一番わかりやすく伝わりやすいです。

「参加者の声」を入れる

人に話しかけるのはなかなか勇気がいりますが、よい記事にするためにぜひ入れたいのが「参加者の声」です。

  • どんな発見や学びがあったのか
  • イベント前と後で変わったことはなにか
  • 良かったところはどこか

など、なるべく具体的に聞いてみましょう。

参加者の表情・仕草や会場の様子にも注目

「現場にいないとわからないこと」を盛り込むと、記事に臨場感が増し、読み手にリアルな空気を届けられます。

  • 拍手、挙手
  • どよめき
  • 笑い
  • 参加者の表情や姿勢(前のめりになった、表情が最初よりイキイキしたなど)
  • 質疑応答の様子

「写真」は要所を押さえて撮ろう

イベントでの撮影は一発勝負です。後から足りないものがあっても、現場写真は撮れません。イベント中にどんな写真が必要かを考え、撮影します。

とはいえ、撮影と取材をひとりでこなすは骨の折れる作業です。できればカメラマン(カメラ担当者)に依頼できると負担が軽くなりますよ。

必要な写真は下記の通り

  • 登壇者の写真
  • 会場の様子が俯瞰できる写真
  • 会場の外観写真
  • イベントの案内板などの写真
  • 参加者の写真
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写真は寄りや引き前後左右から、上下から、360°カメラになった気分でいろんな角度や距離感で撮りましょう。会場の大きさや配置から画角が制限されることもありますが、なるべくいろんなものを撮っておくと、記事で掲載するときに見栄えがよくなります。

まとめ

サラっとまとめるつもりが、まったくまとまらず……。ただのおせっかい文章になってしまいました。許してください。

それにしても、イベントレポート記事はやることが多く、気を使いますね。いつも1本書くたびにぐったりしてしまうのですが、その理由が明らかになりました。

「必ず事前確認(できれば終わった後も確認)する」「記事の目的を忘れない」このふたつを忘れず、レポート作成しましょう。

ちなみに……

今回この記事を書いてみて、筆者が苦手意識を持つポイントは2つあることに気付きました。

ひとつは、主催者目線・参加者目線・第三者目線などを使い分けるときに、ごっちゃになりがちなことと、語尾表現が回りくどくなってしまうこと。

もうひとつは、全部大事な気がして要約するのが難しいことでした。少しでも成長できるよう、がんばります!

もしかして、こんな長いものをここまで読んでくれたあなた……!好きです。

 

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