仕事でメールをする場合、「相手に質問し、返答をもらいたい」場面は多くあります。
・打ち合わせしたい
・日時を決めたい
・この意味であってる？
・こっちのほうがいいのでは？
などなど、問い合わせ内容は様々です。しかし、こちらが意図したこととは違う返信があること、ありませんか？
日時を聞いているのに雑談の返信だけくる、Aの確認をしているのに感想が返ってくる、などなど。話がうまく噛み合わず、何往復もやりとりが重なると負担が大きくなります。
そこで今回は、筆者がこれまでの経験から得た「聞きたいことにズバリ答えてもらうための、メールの工夫」をご紹介します。
メールの返答をしやすくする5つの工夫
「質問しても、いつも期待していたのと違う返答が会って困る」「あの人はわかってくれない、噛み合わない」そんな悩みがある人は、質問の仕方があまりよくないのかもしれません。
質問に番号をふる
質問が複数ある場合、番号をふってみましょう。番号ではなく「▼」「●」でもいいのですが、ナンバーをふるのが効果的。いくつ質問があるのかが一目瞭然なので、返答漏れが防げます。
線で区切る
「——————–」「ーーーーーーーーーーーー」など、なんでもOK。メール本文と質問部分とをわかりやすく区切る・切り離すことが大切です。
——————–
【質問】
1）●●●●●●●●●●●●●
2）●●●●●●●●●●●●●
——————–
上記のように書くと、パっとみて質問がどこかを判別できます。質問はわかりやすいことが大事ですね。
太字にする
これも視覚的にわかりやすくするための工夫。質問事項のとくに大事な部分を太字にすることで、「これが知りたいんだな」と思ってもらうようにしましょう。
残念ながら文章をきちんと読む人なんて、あまりいません。それはメールも同じこと。目立たせて注目してもらい、「ココ大事だよ！」をあらゆる手段で目立たせて、やっと目にとまります。
文字に色を付ける
Gmailの場合、文字に色を付けられます（すみません、他のメールについてはわかりません）。質問の中でもとくに大切な単語に色を付けたり、見落とされたくない文章の背景に色をつけたりすると、かなり目立ちます。
文章全体に付けるとチカチカして読みにくくなり逆効果なので、ここぞというところだけで使ってくださいね。
コピペ方式にしておく
相手にもよりけりですが、返答をコピペ方式にしておくのも効果的な方法です。
下記をコピペして記入し、返答してください。
——————–
【質問】
質問1：○○○○○○○○○
返答：
質問2：○○○○○○○○○
返答：
——————–
上記の形式は、ライター応募の文面などによく登場します。この方法なら、漏れなく、聞きたいことにしっかりと返答してもらえます。
ただ、ちょっと失礼な気がしてしまって筆者はあまり使いませんが……。
日時を決めたいときは「自分の都合」を先に告げる
質問ではなく、打ち合わせや取材の日時などをメールで決めることもよくありますよね。
そんなとき、「都合のよい日はいつでしょうか？」から始めると、やり取りが長くなりがちです。筆者はいつも、打ち合わせの可否→都合のよい日時を聞く→自分の都合を書いておくの3つを明らかにしてからメール送信しています。
一度打ち合わせの時間をいただけると嬉しいのですが、いかがでしょうか？
もし承諾いただけるようなら、都合のよい日時をお聞きしたいです。
私は、来週ですと○月○日（○）の●時、◆日（◆）の◆時以外でしたらいつでも可能です。
こうすると、相手も返答しやすくなり、メールの無駄な往復を省けます。
意見を聞きたいときは「選択肢」を用意する
メールで質問する際に、「私は●●だと思いますが、▲▲さんの意見をお聞きしたいです」などのように、答えが「A／B」でなく意見を求める場合には、狙った返答を引き出せないことが多くなります（経験談）。
そんなときに使って欲しいのが、いくつか選択肢を挙げ、そこから選んでもらう方法。どれにも当てはまらない場合はどうなのかを誘導しましょう。
▲▲さんはどう思いますか？■■でしょうか、◇◇でしょうか、それともどちらにもあてはまらないでしょうか
さらに箇条書きにすると見やすいかもしれません
▲▲さんはどう思いますか？
・■■
・◇◇
・どちらにもあてはまらない
ひと目見てわかりやすく、を意識しましょう。
必ず返信が欲しいときの「最後のひと押し」
「どうしても期限内に欲しい」「返信してもらわないと次に進めない」そんなときは、最後に念押しの文章をいれてみましょう。
まずは「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご多忙のところ恐縮ですが」などの文章を入れます。もしくは最後に、「お手数おかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします」で結んでもOKです。
「あなたが忙しいのはわかってるんです、でもそこをなんとか！お願いします！！」の気持ちを伝えましょう。
緊急度・重要度低めの場合
あまり急いでいない場合は、返信を強制するのでなく、返信もらえたら嬉しいです！という意思を伝えましょう。
・それでは、返信おまちしております。
緊急度・重要度高めの場合
先に紹介した重要度低めの文章の前に下記を付けましょう。
日時を指定することで、重要度や緊迫感が伝わり、返信をもらいやすくなります（当社比）。
まとめ
メールで質問するときは、相手が「何を答えればいいのか」、ひと目で判断できることが大切です。
何度もメールを往復すると自分も相手も疲れます。効率よく、お互いが気持ちよく仕事をすすめられるように工夫してみましょう。
相手の立場になって考えることを意識すると、効率がよく、答えやすい質問メールができますよ。「こんな質問の仕方も使えるよ！」というのがあれば、ぜひ教えてくださいね。
よろしければ、こちらの記事もどうぞ↓
ここまで読んでくれたあなた、好きです！ありがとうございました。
