ビジネスにメールか欠かせない便利なものですが、ちょっと言いづらいことってありますよね。
・そろそろ結論を出さないと次に進めなくて困る
・せっかくだけどお断りしないといけない
はきっりさせたいけれど、角が立つようなことはしたくない。まだ関係が続くので、穏便に済ませたい。そんな気持ちが入り混じって、メールするのが苦痛になることもあるでしょう。
筆者がこれまで仕事をする中で、多くの「言いづらい」メールを送らねばならない場面に遭遇してきました。
そんな中で、試行錯誤の末にたどり着いた「メールで言いづらいことを伝える方法」をご紹介します。
さらりと伝えて、良好な関係を続けたいあなたは、ぜひご一読ください。
「言いづらいこと」には3種類ある
こちらから「言いづらいこと」は大抵、下記の3つに分類されます。
・早くして！（催促）
・お断りします（拒否）
「同意」や「お知らせ」「質問」以外のメールは、言いづらくて緊張しませんか？
こんなことを言って失礼ではないか／不快に思われたらまずい／怒られたらどうしようなど、ついネガティブな方向へ考えがち（筆者の場合）です。
言いづらいことを伝える方法
言いづらいことの内容別に、メールで伝える方法を挙げてみます。
返信して！（お願い）
返信して欲しい、意見が欲しいなど、こちらからの質問を最後に連絡が途切れてしまった場合。
きちんと返信をもらわないと仕事が進まない事態にもなりますので、こちらの意思を伝えましょう。
先日お聞きした〇〇の件ですが
その後いかがでしょうか？
「いかがでしょうか？」と疑問を投げかけるだけでは答えにくいので、選択肢を用意してください。
●●で良いでしょうか？それとも××でしょうか？どちらでもない場合、どんな案がよいか教えていただけると嬉しいです
選択肢を用意すれば、相手は選択するだけなので返答しやすくなります。
選択肢を作れない場合や質問が複雑な場合には、同じ質問をもう一度メールに記載しましょう。
先日お送りしました質問
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（前回送ったメールのコピペ）
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上記につきまして、いかがでしょうか
「意図した通りの返答や返信をもらう方法」はこちら↓
早くして！（催促）
そろそろ決めないと間に合わない、仕事が滞ってきたなど、時期が迫っている場合、焦りますよね。
「何やってんの早くして！」とブチギレてはいけません。ここは大人の余裕を持って、優しく丁寧に、でもしっかりと「切羽詰まった状態」を告げましょう。
●●の件ですが、そろそろ決定できればと思っています。
●●までに決めないと××できず◆◆になるため……
今決めないと何が大変か、どうなるかなどの理由も一緒に説明してください。理由が書かれていると説得力があり、相手も返信しないとマズイと思ってくれるはずです。
お断りします（拒否）
お断りメールの文章は
2：断る理由を明らかにする
3：今後についての希望を書く
上記の3ステップがおすすめです。
「犯罪の片棒を担げ！」ということなら話は別ですが、まずは提案いただいたことに対するお礼をしましょう。
続いて断る理由を明らかにすることで、自分の意思を示します。
もしも、今後も良好な関係を築きたい相手だったら、「今回は断るけど次回は……」「●●だったらできます」など代案を出すのもありです。
お断りメールについてはこちら↓
電話よりメールがおすすめ
言いづらいことを相手に伝えるなら断然、メールや文章で告げることをおすすめします。
メールがおすすめな理由1：文章に残る
言いづらいこと＝大事なことであるケースが多いです。
大切なことを電話や会話だけで済ませてしまうと、後々「言った／言わない問題」や、「そういう意味じゃなかった」など、食い違いや誤解の種になるケースが少なくありません。
これらを回避するには、文字として残しておくのが安心です。
メールがおすすめな理由2：推敲できる
メールなどの文章は読み返して推敲できるというメリットがあります。
誤解されたくないと思っていても、言葉足らずで違う意味に取られてしまうこと、ありますよね。
そんな事態を招かないためにも、言いづらいことこそ文章で伝えるのが有効です。
話をするのが得意ではない人はとくに、文章なら緊張せずに書けますよね。
メールがおすすめな理由3：お互い冷静でいられる
言いづらいことを電話など口頭で伝えようとすると、どんなに丁寧な態度でも、相手が怒ってしまったり、気に触ったりすることがあります。
向こうがケンカ腰でくれば、こちらもおもわず応戦してしまうかもしれません。
不用意なことを口走ったり、変に言葉尻を捉えられたりしないために、平静を保てる文章・メールでのやりとりをおすすめします。
言いづらいことこそ今スグ伝えよう
言いづらいことを伝えずに先延ばしにすると、ハードルがどんどん上がります。
いつまでたっても言いづらさは変わりません。むしろ気まずさが倍増するだけです。
いつまでも伝えず心に負荷がかかるなら、早めに解決してしまいましょう。仕事の場合は、時間が経つほど大事になる可能性もあります。
そもそも相手は気にしていないかも
ここまで読んでいるあなたは、おそらく考えすぎてしまうタイプの人ですよね。
筆者を含めそういう人には想像できないかもしれませんが……そもそも相手はまったく気にしていない可能性もあります。
返信がこないと
・失礼なことしたかも
・なんかダメなことしたかも
など、自分の非を探していませんか？
そんなこちらの思いはつゆ知らず、相手は
・連絡したと思いこんでた
・忙しかったから反応しなかった
・休暇をとっていた
という可能性もあります。
あまり気を使いすぎなくてOKです。
まとめ
言いづらいことを伝えるには骨が折れますよね。けれど、伝え方によっては、相手も自分も気持ちよくいられます。
今回ご紹介したのは、失敗を繰り返してきた筆者が、実体験をもとに編み出した方法です。ぜひ使ってみてください。
メールについての記事はこちら↓
ここまで読んでくれたあなた、大好きです！ありがとうございました。
